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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Dokumentenmanager, der unser Team bei der effizienten Verwaltung und Organisation aller unternehmensrelevanten Dokumente unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Entwicklung, Implementierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen, die den Zugriff, die Sicherheit und die Archivierung von Informationen gewährleisten.
Als Dokumentenmanager arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt klassifiziert, gespeichert und bei Bedarf leicht auffindbar sind. Sie stellen sicher, dass gesetzliche und unternehmensinterne Anforderungen an die Dokumentation eingehalten werden und unterstützen bei der Digitalisierung von Papierdokumenten.
Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem sowie die kontinuierliche Verbesserung der bestehenden Prozesse. Sie analysieren bestehende Abläufe, identifizieren Schwachstellen und setzen Optimierungen um, um die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenverwaltung zu steigern.
Ein hohes Maß an Organisationstalent, technisches Verständnis und Vertraulichkeit sind in dieser Position unerlässlich. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung mit Dokumentenmanagementsoftware, Kenntnisse in Datenschutzbestimmungen und ein gutes Verständnis für betriebliche Abläufe.
Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, ein Auge fürs Detail haben und Freude daran finden, Ordnung in komplexe Informationsstrukturen zu bringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Dokumentationsanforderungen
- Klassifizierung und Archivierung von Dokumenten
- Digitalisierung und elektronische Ablage von Papierdokumenten
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenprozessen
- Überwachung der Dokumentensicherheit und Zugriffskontrollen
- Optimierung bestehender Dokumentenprozesse
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Dokumentenkoordination
- Erstellung von Berichten und Dokumentationsrichtlinien
- Überprüfung und Aktualisierung veralteter Dokumente
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
- Kenntnisse in Datenschutz- und Archivierungsvorschriften
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Analytisches Denkvermögen und Problemlösungskompetenz
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie mit Dokumentenmanagementsystemen?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Können Sie ein Beispiel für eine Prozessoptimierung nennen, die Sie durchgeführt haben?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Welche Softwaretools nutzen Sie zur Dokumentenverwaltung?
- Wie stellen Sie sicher, dass Dokumente korrekt klassifiziert werden?
- Haben Sie Erfahrung in der Schulung von Mitarbeitern?
- Wie bleiben Sie über gesetzliche Anforderungen zur Dokumentation informiert?
- Wie gehen Sie mit widersprüchlichen Anforderungen verschiedener Abteilungen um?
- Was motiviert Sie in der Arbeit mit Dokumenten?
